CONCEPT (concept-2026-11) — nog niet juridisch getoetst.
Verwerkersovereenkomst Ervaring delen
Deze verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) hoort bij de algemene voorwaarden van Eigen Software en geldt voor Ervaring delen, het AI Platform en de Claude Cowork-integratie. Klant is verwerkingsverantwoordelijke; Eigen Software is verwerker.
1. Onderwerp en duur
1.1 Eigen Software verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: het vastleggen, ordenen, doorzoeken en met AI bruikbaar maken van kennis, documenten en gesprekken die Klant en haar gebruikers invoeren. De overeenkomst loopt zolang Klant de dienst gebruikt.
2. Soorten gegevens en betrokkenen
2.1 Accountgegevens van gebruikers (naam, e-mailadres, rol, inlog- en gebruiksgegevens) en alle persoonsgegevens die voorkomen in de inhoud die Klant invoert, van betrokkenen zoals medewerkers, klanten en relaties van Klant. Klant voert geen bijzondere persoonsgegevens of burgerservicenummers in, tenzij dat schriftelijk is afgesproken.
3. Instructies
3.1 Eigen Software verwerkt alleen op gedocumenteerde instructie van Klant; het gebruik van de dienst en de instellingen in de omgeving gelden als instructie.
4. Bewaren
4.1 Inhoud wordt in een afgeschermde database per klant bewaard tot Klant die verwijdert of de overeenkomst eindigt. Logboeken bevatten zo min mogelijk persoonsgegevens en worden na [termijn] verwijderd.
5. Subverwerkers
5.1 Klant geeft algemene toestemming voor de volgende subverwerkers:
- TransIP B.V. (Nederland): hosting van de servers;
- Google Cloud EMEA Ltd. (Ierland, Google Workspace): e-mail;
- [AI-leverancier(s) en regio, bijvoorbeeld Mistral AI (EU) of Azure OpenAI (EU-regio)]: verwerking van vragen en inhoud voor de AI-functies, volgens de instelling van de omgeving;
- Anthropic: alleen wanneer Klant de Claude Cowork-integratie gebruikt, onder de overeenkomst die Klant zelf met Anthropic heeft.
5.2 Eigen Software meldt een voorgenomen nieuwe subverwerker ten minste 30 dagen vooraf; Klant mag daartegen gemotiveerd bezwaar maken en zo nodig opzeggen.
6. Beveiliging
6.1 Eigen Software neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: scheiding tussen klanten met een eigen database per klant; versleutelde verbindingen (TLS); wachtwoorden alleen als hash; optionele tweestapsverificatie; rollen en rechten; auditlogging; dagelijkse versleutelde back-ups; hosting in Nederland.
7. Geheimhouding
7.1 Personen die namens Eigen Software toegang hebben tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht.
8. Datalekken
8.1 Eigen Software meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking aan Klant, met de informatie die Klant nodig heeft voor een eventuele melding.
9. Bijstand en controle
9.1 Eigen Software helpt Klant redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen, een DPIA en vragen van de toezichthouder. Klant mag eenmaal per jaar (of na een datalek) de naleving laten controleren door een onafhankelijke deskundige, op kosten van Klant en na redelijke aankondiging.
10. Doorgifte
10.1 Eigen Software verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, behalve waar Klant zelf een AI-leverancier buiten de EER kiest of de Claude Cowork-integratie gebruikt; dan gelden de waarborgen van die leverancier (zoals EU-modelcontractbepalingen).
11. Einde
11.1 Na het einde van de overeenkomst verwijdert Eigen Software de persoonsgegevens van Klant binnen 30 dagen, tenzij Klant vooraf om een export vraagt of een wettelijke plicht tot bewaren geldt. Back-ups verlopen na ten hoogste 14 dagen.
Versie concept-2026-11. Algemene voorwaarden · Verwerkersovereenkomst Anoniem · Verwerkersovereenkomst Ervaring delen · Privacyverklaring